Sistematizacija radnih mesta često izaziva nedoumice, ali i nezadovoljstvo radnika koji su sa visokim obrazovanjem raspoređeni na radna mesta koja mogu da obavljaju i oni sa srednjom stručnom spremom.

Prema Zakonu o radu ("Sl. glasnik RS", br. 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014, 13/2017 - odluka US, 113/2017 i 95/2018 - autentično tumačenje), obaveza poslodavca je da sistematizacijom radnih mesta propiše koja stručna sprema je potrebna za određeno radno mesto. Pravilnikom o sistematizaciji se utvrđuju organizacioni delovi kod poslodavca, naziv i opis poslova, vrsta i stepen zahtevane stručne spreme, odnosno obrazovanja i drugi posebni uslovi za rad na tim poslovima, a može da se utvrdi i broj izvršilaca.

Svaki poslodavac koji ima više od 10 zaposlenih ima obavezu da donese pravilnik. U suprotnom, ukoliko poslodavac zapošljava 10 ili manje zaposlenih, sistematizacija nije obavezna.

Iz advokatske kancelarije Stojković Advokati objašnjavaju da se pod "zaposlenim" smatra fizičko lice koje je u radnom odnosu kod poslodavca na određeno ili neodređeno vreme.

Radnici koji imaju zaključen ugovor o delu, ugovor o privremenim i povremenim poslovima, ugovor o pravima i obavezama direktora, ugovor o dopunskom radu, autorski ugovor ili bilo koji drugi ugovor van radnog odnosa, jednostavno se ne uzimaju u obzir prilikom kvalifikacije poslodavca za obavezu donošenja pravilnika.

Zakon o radu ne sadrži prekršajne odredbe za poslodavca koji ima više od deset zaposlenih, a nema pravilnik o sistematizaciji.

Međutim, poslodavac može snositi posledice prilikom donošenja odluke da zaposlenom da otkaz kao tehnološkom višku, ako ne promeni svoj pravilnik prilikom ukidanja poslova ili smanjenja broja izvršilaca. Prilikom inspekcijskog nadzora, inspektor rada je ovlašćen da rešenjem naloži poslodavcu da u određenom roku otkloni utvrđene povrede zakona, podzakonskog akta, opšteg akta i ugovora o radu.

Na osnovu pravilnika o sistematizaciji u okviru svake organizacione jedinice definišu se konkretna radna mesta i u okviru svakog od njih opis poslova, stepen i vrsta zahtevane stručne spreme, dok broj izvršilaca nije obavezan element.

- U pogledu opisa poslova, savet je definisati što preciznije šta su dužnosti zaposlenog. Ovaj segment se obavezno unosi i u ugovor o radu za konkretno radno mesto. Kod opisa poslova nije preporučljivo koristiti odredbe kao što su "i drugi poslovi", "druga zaduženja koja predvidi poslodavac" i slično, jer zaposleni mora tačno da zna šta čini opis poslova njegovog radnog mesta - savetuju iz advokatske kancelarije.

Kada je reč o vrsti stručne spreme, trenutno se primenjuje odluka o jedinstvenom kodeksu šifara za unošenje i šifriranje podataka u evidencijama u oblasti rada i ona je obavezujuća.

Na osnovu te odluke neophodno je da poslodavac unese sva moguća zanimanja koja dolaze u obzir pri zapošljavanju na određeno radno mesto.

Sistematizacija radnih mesta je često prikazana u vidu tabela sa opisom poslova i svim drugim predviđenim uslovima. Takođe, neretko se uz sam pravilnik prilažu grafikoni i šeme koji slikovito i pregledno prikazuju organizacionu strukturu.

Pored ovih delova, sistematizacijom mogu da se preciziraju još neka pitanja, na primer kako se zasniva radni odnos, koju dokumentaciju je potrebno priložiti prilikom zasnivanja radnog odnosa, kako se dokazuje ispunjenost određenih uslova za rad da li sertifikatom, diplomom, uverenjem.