U Registar poljoprivrednih gazdinstava mogu da se upišu fizička lica: poljoprivrednici, preduzetnici i pravna lica. Upis u Registar je prvi korak u ostvarivanju prava na podsticaje iz budžeta Republike Srbije.

Upis je dobrovoljan, besplatan i može da se izvrši u toku cele godine.

Registruju se domaćinstva sa najmanje 0,5 ha poljoprivrednog zemljišta na teritoriji Srbije, na kojem privredno društvo, zemljoradnička zadruga, drugo pravno ili fizičko lice, obavljaju poljoprivrednu proizvodnju. U Registar može da se upiše i poljoprivredno gazdinstvo sa manje od 0,5 ha poljoprivrednog zemljišta, odnosno, drugo zemljište ili građevinska celina gde se obavlja stočarska, vinogradarska ili povrtarska proizvodnja (staklenici i plastenici), ili obavljaju drugi oblici poljoprivredne proizvodnje, kao što su uzgoj ribe, gajenje pečuraka, puževa, pčela i dr. prerada poljoprivrednih proizvoda ili druge aktivnosti kao što su seoski turizam ili stari zanati.

Zahtev za upis, obnovu i prijavu promene podnosi fizičko lice na obrascu br.1. Pored popunjenog obrasca potrebno je da se dostavi:

a) podaci o članovi poljoprivrednog porodičnog gazdinstva;

b) izjava članova domaćinstva da su članovi poljoprivrednog gazdinstva (u slučaju da je član maloletno lice, izjavu potpisuje roditelj ili zakonski staratelj):

c) podaci o zemljišnom fondu i biljnim kulturama;

d) podaci o vrsti životinja i broju gazdinstva (HID) na kojima se drže ili uzgajaju:

e) izjava vlasnika i zakupca kojom određuje člana domaćinstva koji će biti upisan u Registar kao nosilac poljoprivrednog gazdinstva, a davalac izjave biće član porodičnog poljoprivrednog gazdinstva;

f) izjava člana porodičnog poljoprivrednog gazdinstva da prihvata da bude upisan u Registar kao nosilac porodičnog poljoprivrednog gazdinstva;

g) ovlašćenje za zastupanje, ako se ovlašćuje drugo lice za zastupanje poljoprivrednog gazdinstva;

h) izjava nosioca porodičnog poljoprivrednog gazdinstva i podaci o dokumentaciji koja je priložena uz zahtev.

Potrebno je još da se priloži lična karta na uvid (fotokopija i original), izvod iz katastra, overen ugovor o zakupu ili ustupanju poljoprivrednog zemljišta na korišćenje, rešenje -izvod o raspodeli komasacione mase (u slučaju korišćenja poljoprivrednog zemljišta po pravu iz postupka komasacije), lične karte članova domaćinstva, koji su prijavljeni na istom prebivalištu i koji su dali izjave da su članovi porodičnog poljoprivrednog gazdinstva, dokaz o otvorenom namenskom računu kod banke, na koji će se usmeravati sredstva podsticaja, kredita i slično.

Prilikom prve registracije, poljoprivrednik se izjašnjava da li je njegovo poljoprivredno gazdinstvo komercijalno ili nekomercijalno porodično poljoprivredno gazdinstvo. Dokumentacija za pravno lice, koje se upisuje u registar, razlikuje. Obnova registracije vrši se svake godine od 1. 3. – 30.4. uz dostavljanje svih podataka koji su promenjeni u odnosu na stanje u Registru. Ako posle isteka roka za obnovu registracije dođe do promene poljoprivredne kulture na zemljištu, nosilac poljoprivrednog gazdinstva dužan je da izvrši ispravku ovih podataka do 31. maja tekuće godine. Ako nosilac poljoprivrednog gazdinstva, posle isteka roka za obnovu registracije, a najkasnije do 30. septembra za tekuću godinu, dostavi ugovor o zakupu poljoprivrednog zemljišta u državnoj svojini, to zemljište će biti upisano u Registar.

Promena podataka upisanih u Registar vrši se u roku od 30 dana od dana nastanka promene i to za porodično poljoprivredno gazdinstvo, promena se odnosi na nosioca, broj članova i prebivalište nosioca, broj posebnog namenskog računa, odnosno, ime poslovne banke, gazdinstva (HID) drže ili uzgajaju životinje. Promena podataka u Registru radi utvrđivanja prijavljenih površina za narednu kalendarsku godinu, vrši se u periodu od 1.7.-30.9 tekuće godine. Upravi se dostavljaju podaci koji predstavljaju promenu u odnosu na stanje u Registru 30. aprila tekuće godine.

Poljoprivredno gazdinstvo u Registru se vodi u aktivnom statusu, osim, ako se steknu uslovi za pasivni status i to :ako se ne izvrši obnova, ako prestane neki od uslova za obnovu, u slučaju neotplaćivanja kratkoročnih kredita ili kašnjenja sa otplatom najmanje 90 dana, ne vrati višak sredstava dobijenih na osnovu podsticaja, ako nisu upisane sve katastarske parcele zemljišta na kojima obavlja poljoprivrednu proizvodnju, u slučaju nepridržavanja propisa, dostavljanja netačnih i neistinitih podataka, falsifikovanje dokaza, otuđivanje predmeta podsticaja pre roka, nečuvanje dokumentacije u propisanom roku, ostvarivanje prava na podsticaje za druga lica, spaljivanje organskih ostataka posle žetve useva, korišćenje poljoprivrednog zemljišta u državnoj svojini bez pravnog osnova, podnošenje zahteva za ostvarivanje prava na podsticaje za istu svrhu po više propisa u toku kalendarske godine itd.

Pasivni status različito traje, u zavisnosti od težine prestupa i to: do obnove registracije do ponovnog sticanja uslova za upis u Registar, do otklanjanja razloga od 3-5 godina. Po isteku polovine trajanja pasivnog statusa, poljoprivredno gazdinstvo može da podnese zahtev za prevremeni prestanak pasivnog statusa i obnovu aktivnog statusa u kome navodi opravdane razloge za prevremeni prestanak pasivnog statusa.